Gıda sektöründe Türk markaları arasında dünya çapında bilinirlik ve başarı yakalamış Q Food & Beverage firmasının; kurum içi kaynakları verimli ve etkin kullanmak için kullandığı Integrated Management olarak adlandırılan özel ERP(ERP nedir?) yazılım projemiz tüm hızıyla devam ediyor. Departmanlar arası iletişim ve süreç yönetiminin ön planda olduğu projede 21 modül aktif olarak çalışmakta ve yenileri de geliştirilmeye devam etmektedir. Mobil uygulaması ile entegre çalışan sistem; yapılan işlemlerin bildirimlerini, onay işlemlerini ve talep görüntüleme işlemlerini hem iOS hem de Android cihazlarda yerine getirmektedir. Tek seferlik şifre ile giriş imkanı sağlayan sistem, kullanıcıların güvenliğini ön planda tutar. Mikroservis mimarisi baz alınarak inşa edilen ERP sisteminde bütün modülleri birbirinden bağımsız çalışmakta olmasının yanında birbirleri ile etkileşime girip işlem sonucu olarak başka modüllerde kayıt açabilirler. Bu sayede iş verimlilği ve otomatizasyon üst seviyeye çıkmaktadır. Var olan modüller içerisinde en önemlilerinden bazıları aşağıdaki gibidir.
- Satın Alma Yönetim Sistemi: Kullanıcıların satın alınmasını talep ettikleri hizmet, sarf veya demirbaşların kayıt altına alındığı ERP modülüdür. Kullanıcının bağlı olduğu organizasyon şemasından yönetim kuruluna kadar devam eden bir onay şemasının yer aldığı sistemde şema; talep edilen kalemlerin toplam fiyatına göre dinamik oluşarak belirli tutarların altındaki talepleri departman yöneticisinin onayı ile, üstünde olanları ise genel müdür ve yönetim kurulunun onayı ile ilerler. Satın alma departmanı tarafından toplanan teklifler talebe yazılır ve dinamik onay şemasında bulunan bir sonraki kullanıcının onayına sunulur. Ayrıca oluşturulan teklifler çıktı alınabilir ve firmanın gönderdiği teklifler ek olarak talebe yüklenebilir. Onay şemaları sistem yöneticisi tarafından masraf merkezi bazında özelleştirilebilir. Kullanıcılar isterse talep içindeki kalemleri ayırarak başka benzersiz bir talebe dönüştürebilir. Bu durum tedarik süreçlerinde yaşanan uzamalar sebebi ile talep içindeki bütün kalemlerin beklememesini sağlar ve süreci hızlandırır. En son adımlarda muhasebe ve finans departmanlarına ulaşan talep, kayıtların muhasebe yazılımlarına işlendiğini belirtir.
- Masraf Beyan Sistemi: Kullanıcıların kurum için yaptıkları masrafları görselleri ile beyan edebildiği sistem, satın alma sistemi gibi bir onay şemasına sahiptir. Her masraf merkezi için ayrı onay şeması oluşturan sistem süreç sonunda masraf yapan personelin masrafının onaylanması ile son bulur. Sınırsız masraf tipi eklenebilen sisteme kullanıcılar yemek ve toplu ulaşım gibi seçilmiş masraf tipleri için masrafa dahil olan diğer personelleri formun içinde belirtebilir. Masraf Beyan Sistemi ERP modülleri içinde en aktif kullanılanlardan biridir.
- Yönetim Onay Sistemi: Departmanlar tarafından herhangi bir operasyon süreci başlatılırken departman müdürleri, genel müdür ve yönetim kurulundan onay alınması gerektiği durumlarda kullanılan yönetim onay sistemi; kendine ait canlı metin editörü sayesinde talebi oluşturan kullanıcını anlık olarak yazdığını görebilir ve düzenleyebilir. Kendi taleplerini daha sonra düzenlemeye devam etmesi için taslak olarak kaydedebilir. Talebin kimlerin onayına sunulacağını seçebilir ve onay adımlarının hangi işlemi ne zaman yaptığını görebilir. Talepler çıktı alınabilir.
- İş Emri Yönetim Sistemi: Bütün ERP sistemi içinde en aktif kullanılan modül olan İş Emri Yönetim Sistemi birimlerin kendi arasında kayıtlı kalacak şekilde iş talebi oluşturmalarını sağlar. Sistem yönetimi tarafından atanan birim sorumluları ve yapılacak işin kategorisine göre atanmış personellere yapılan iş taleplerinin fiziksel olarak yapılmasından sonra sistem üstünde de tamamlanarak iş talebine açan kullanıcıya geri gönderilir. Kullanıcı işin durumuna göre tamamlanmış olduğunu kabul edebilir veya işin tam anlamıyla bitirilmemiş olduğunu belirtmek için reddedebilir. Raporlar sayesinde sistem üstündeki iş emirlerinin ortalama ne kadar sürede sonuçlandığı, en çok hangi kategoride iş oluşturulduğu, en çok kime iş atandığı gibi bilgilere ulaşılabilir.
- Kasa Takip Sistemi: Restoranların gün sonunda ne kadar kazanç elde ettiğinin girişlerinin yapıldığı ve ertesi gün sabahında yöneticilere ulaştırıldığı sistem olan Kasa Takip sistemi 2 vardiya halinde çalışmaktadır. Her vardiya için ne kadar nakit, ne kadar döviz, hangi bankanın POS cihazından ne kadar çekim yapıldığının girişleri yapılır ve bunlar sistem üstündeki formülasyon ile doğrulanır. Kasada açık olup olmaması durumu algoritmik olarak kontrol edilir ve girişi yapan restoran müdürüne bildirilir.
- Gün Sonu Rapor Sistemi: Restoranlarda o gün içinde belirli kategorilerde olan olay, belirtilmesi gereken durum ve yaşananların bildiriminin yapıldığı Gün Sonu Rapor Sistemi ile yöneticiler restoranlara gitmeden de günlük durumdan haberdar olabilir. Gün Sonu Rapor Sistemi’ne girilen olaylar; gerektiği takdirde başka departmanların aksiyon alması için İş Emri Yönetim Sistemi ile vasıtası ile iş statüsüne dönüştürülebilir. İş emrine dönüşmüş durumların sonuçları rapor ekranında görüntülenebilir.
- Envanter Takip Sistemi: Merkezdeki ve restorandaki envanterlerin takibi için kullanılan Envanter Takip Sistemi ile yöneticiler her bir demirbaşı takip edebilir hale gelmiştir. Personellere atanan envanterler durumlarına göre transfer edilebilir, servise gönderilebilir veya kullanımdan çıkartılabilir. Her bir lokasyon için envanter takibinin yapılabildiği sistemde envanterin sayım periyodu baz alınarak sistem üstünde envanter sayımı yapılabilir. Bu sayede envanter bütünlüğü korunmuş olur.
- Bahşiş Takip Sistemi: Restorandaki bahşişlerin takip edildiği ve herkese adil bir şekilde pay edildiği Bahşiş Takip Sistemi ile personellerin topladıkları bahşişlerin kaydı tutulur. Haftalık bazda tutulan bu kayıtlar ile bahşişlerin dağılımı hesaplanır ve dönem sonunda bu bahşişler finans departmanı aracılığı ile personele dağıtılır.
- Toplantı Takip Sistemi: Kurum içi toplantıların kayıtlarının tutulduğu Toplantı Takip Sistemi ile her kullanıcı dahil olduğu toplantının kaydını görüntüleyebilir. Yöneticilerin bütün toplantı kayıtlarını görebildiği sistemde toplantıların sahipleri ve sekreterleri gündemi ve katılımcıları yönetirken; diğer kullanıcılar gündem maddesi ekleme talebinde bulunabilir. Belirlenen tarih ve saatte başlayan toplantılarda gündem maddelerine kararlar eklenebilir. Bu kararlar istenirse İş Emri Yönetim Sistemine bağlanarak iş statüsüne dönüştürülebilir. Rutin toplantılarda geriye dönük gündem maddeleri ve kararları görüntüleyebilen kullanıcılar bu sayede süreçlerin takibini yapabilir.
Sistem yönetiminin yapıldığı panelden yapılabilen işlemler şöyledir.
- Kullanıcı Yönetimi: Active Directory ile entegre çalışan sistem, kurumda bulunan personelleri içeri alarak sistem erişimlerini yönetebilir.
- Veri Yönetimi: Sistemde meta veri durumundaki her veri tipinin, lokasyonların, firma bazlı adminlerin, modül süper kullanıcılarının, modüller ile ilişkili her türlü verinin yönetimi yapılabilir.
- Süreç Yönetimi: Sistemde dinamik oluşan süreçlerde bulunan kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi adımda ne zaman devreye girecekleri yönetilir.
- Sayfa Yetkilendirme: Kullanıcı veya grupların hangi sayfalarda ve listelerde hangi firmaları görüntülemede yetkili oldukları veya hangi sayfayı hangi kullanıcıların görünüleyemeyeceği yönetilir.
- Modül Yönetimi: Modüler mimariye sahip olan bu sisteme istenilen modülün çalışması bakım başlatılabilmek için durdurulabilir. Sistem geneli ve diğer modüller bu kesintiden etkilenmez.
- Versiyon Tarihçesi: Kullanıcıların takip edebilmesi için sistemde yapılan değişikliklerin takibinin yapıldığı alandır.
- Bildirim Yönetimi: Web ve mobil olarak ikiye ayrılan bildirim yönetiminde hedef kullanıcı veya kullanıcı grubu seçilerek sistem yöneticileri tarafından bildirim gönderilebilir.
Tamamen kurumunuza özel Kurumsal ERP geliştirilmesi için bize ulaşın.
